Từ điển về phạm vi xây dựng liên kết

Thanh toán muộn và cách từ điển này giải quyết vấn đề

Khách hàng thanh toán muộn thường là do hóa đơn không rõ ràng. Hãy nêu ngày đến hạn, nêu rõ các dòng chi phí pass-through và xác định ai sẽ trả khoản nào trước khi chi tiền. Hãy chính xác. Cách diễn đạt rõ ràng sẽ chấm dứt phần lớn các vụ đòi nợ này ngay từ đầu.

Hãy nói rõ ngày đó bằng lời. Một khách hàng đã đồng ý thanh toán vào một ngày cụ thể sẽ nhớ nó tốt hơn là người đồng ý thanh toán vào lúc "sớm". Các bản xuất từ Semrush và Ahrefs có thể hỗ trợ báo cáo của bạn, nhưng chúng không thể thay thế các điều khoản viết rõ ràng.

Chỉ nạp thêm vào số dư thị trường của bạn sau khi khoản thanh toán của khách hàng cho các placement đã được xác nhận. Hóa đơn và hóa đơn dự toán có sẵn trong bảng điều khiển, điều này rất hữu ích khi bộ phận kế toán của khách hàng yêu cầu giấy tờ.

Tất cả những điều này không phải là lời khuyên pháp lý. Để có các điều khoản ràng buộc tại quốc gia của bạn, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia có đủ năng lực, sau đó sử dụng runbook để đảm bảo công việc được thực hiện đúng quy trình.

Hãy đánh dấu trang này. Cắt giảm các thuật ngữ cho phù hợp với từng khách hàng. Các đề xuất ngắn gọn dễ được đọc hơn, và các đề xuất được đọc sẽ được ký kết.

Một thói quen cuối cùng. Hãy giữ một bản sao có ngày tháng của bất kỳ tài liệu nào khách hàng đã ký, và gửi các lời nhắc nhở theo nhịp độ lịch của riêng bạn thay vì chờ đợi rắc rối xảy ra.

Phí phạt thanh toán muộn, nếu bạn áp dụng, phải nằm trong các điều khoản viết đã được thỏa thuận trước đó. Hãy kiểm tra các quy định áp dụng tại nơi bạn làm việc trước khi thêm bất kỳ khoản nào.

Viết phạm vi sao cho người khác có thể kiểm tra

Một phạm vi chỉ hữu ích nếu một người lạ có thể kiểm tra nó. Hãy thử nghiệm phạm vi của bạn. Liệu hai người đọc có đồng ý về những gì nằm trong phạm vi? Nếu không, câu văn cần được chỉnh sửa lại.

Những gì nên có trong dòng phạm vi?

Các trang mục tiêu, số lượng placement mỗi tháng, các báo cáo bạn sẽ gửi và ngày xem lại. Bốn mục này cho phép bất kỳ ai cũng có thể thấy ranh giới của công việc. Hãy tránh các từ như comprehensive (toàn diện) hoặc full-service (dịch vụ trọn gói), vì người đọc sẽ hiểu chúng theo những cách khác nhau.

Một phạm vi được viết theo cách này vừa trên một trang, và một trang thường là đủ cho một khách hàng mới.

Những gì nằm ngoài phạm vi?

Các trang mới, việc viết lại nội dung hiện có, các báo cáo bổ sung và bất kỳ công việc nào trên một trang web khác đều được tính là nằm ngoài phạm vi. Hãy nêu chúng trực tiếp trong cùng một tài liệu, để ranh giới có thể được nhìn thấy từ cả hai phía.

Nếu khách hàng yêu cầu một thứ từ danh sách đó, câu trả lời là một báo giá riêng biệt, chứ không phải là sự đồng ý thầm lặng.

Điều gì xảy ra khi phạm vi thay đổi sau khi bắt đầu?

Phạm vi có thể thay đổi. Một tên miền nguồn biến mất, một trang mục tiêu thay đổi địa chỉ hoặc khách hàng thêm một dòng sản phẩm. Hãy ghi lại sự thay đổi dưới dạng một phụ lục ngắn gọn nêu rõ mục cũ, mục mới và tác động về giá, sau đó cả hai bên ký xác nhận.

Hãy giữ phụ lục cùng với phạm vi ban đầu, không để trong một chuỗi email riêng biệt. Sáu tháng sau, hồ sơ vẫn phải tự giải thích được chính nó.

Một đề xuất nên mất bao lâu để viết?

Ít thời gian hơn nhiều so với những gì nhiều nhân viên cấp dưới dành cho nó. Một đề xuất nêu lại phạm vi, các dòng giá và ngày xem lại có thể được soạn thảo nhanh chóng từ một mẫu sau khi bạn đã làm nó hai lần. Độ dài không làm cho phạm vi rõ ràng hơn. Sự chính xác mới là yếu tố quyết định. Một khi đã có mẫu, phần lớn công việc chỉ là một vài lần rà soát tập trung để kiểm tra các con số, ngày tháng và tên gọi dựa trên ghi chú từ cuộc gọi.

Phần báo cáo nên nói gì trước tiên

Khách hàng có xu hướng đọc phần đầu của báo cáo và bỏ qua phần còn lại. Hãy đặt các sự thật rõ ràng ở đó. Sự thay đổi phải được nêu trước, sau đó là các placement, rồi đến các bước tiếp theo, và bất kỳ nội dung nào khác có thể được đặt trong phần phụ lục.

Dòng nào trong báo cáo được đọc đầu tiên?

Thường là dòng trả lời cho câu hỏi "Điều gì đã thay đổi?". Một câu như "lượt nhấp vào trang dịch vụ đã tăng, và hai placement mới đã hoạt động" hữu ích hơn một biểu đồ không có chú thích.

Hãy viết chú thích trước khi vẽ biểu đồ. Nếu bạn không thể mô tả biểu đồ đó trong một dòng, thì biểu đồ chưa sẵn sàng.

Tôi nên diễn đạt phần sự thật như thế nào?

Hãy nêu rõ những gì không thay đổi, và nói rõ lý do bạn cho là nguyên nhân, được đánh dấu là một phỏng đoán. Khách hàng sẽ chấp nhận một phỏng đoán được đánh dấu rõ ràng hơn là một báo cáo ẩn đi một đường thẳng phẳng.

Các điều khoản tiêu chuẩn và ngoại lệ địa phương

Hãy giữ một mẫu cho mọi khách hàng, và đánh dấu các vị trí bạn phải thay đổi. Một mẫu có các ngoại lệ rõ ràng sẽ dễ xem xét hơn một tài liệu mới cho mỗi công việc, và dễ được tin tưởng hơn.

Những điều khoản nào nên được giữ nguyên?

Các định nghĩa, nhịp độ xem lại và cấu trúc thanh toán. Thay đổi những điều này từ khách hàng này sang khách hàng khác sẽ khiến công việc của bạn trông giống như được thực hiện một cách ngẫu hứng, ngay cả khi suy nghĩ đằng sau nó rất cẩn thận.

Những điều khoản nào thường mang tính địa phương?

Bất kỳ điều gì liên quan đến địa điểm, tiền tệ hoặc quy tắc của một nghề nghiệp. Những điều này cần một ghi chú trong mẫu và một kiểm tra với chuyên gia có đủ năng lực tại nơi bạn làm việc, thay vì một phỏng đoán.

Đọc một hàng tên miền nguồn theo cách mà một khách hàng sẽ làm

Một khách hàng nhìn thấy một hàng tên miền nguồn lần đầu tiên thường sẽ đọc con số lớn nhất trước. Thói quen này dễ hiểu. Nhưng đó cũng chính là cách một báo cáo bị hiểu nhầm. Hãy dạy khách hàng đọc mọi cột theo thứ tự, trước khi nhìn vào giá.

Domain Rating cho khách hàng biết điều gì?

Domain Rating là thang đo sức lượng backlink do Ahrefs công bố. Nó hữu ích để sắp xếp danh sách, nhưng nó không phải là điểm số của Google. Hãy mô tả nó như vậy trong báo cáo, để khách hàng không đọc nó như một dự báo xếp hạng.

Một trang liên quan trên một tên miền nguồn nhỏ hơn có thể phục vụ khách hàng tốt hơn một trang rộng trên một tên miền khổng lồ. Hãy đặt chủ đề và lưu lượng truy cập bên cạnh chỉ số rating trước khi bất kỳ ai đưa ra quyết định.

Lưu lượng truy cập và số lượng tên miền trỏ về thêm vào điều gì?

Lưu lượng truy cập hữu cơ cho biết xấp xỉ bao nhiêu khách truy cập mà các trang của tên miền nguồn thu hút từ công cụ tìm kiếm. Số lượng tên miền trỏ về cho biết có bao nhiêu trang web khác liên kết đến tên miền nguồn đó. Không con số nào tự nó chứng minh chất lượng, nhưng khi kết hợp với nhau, chúng giúp khách hàng xem liệu tên miền nguồn có vẻ "sống động" hay không.

Hãy giữ cách diễn đạt khiêm tốn. Hãy nói rằng một cột mô tả tên miền nguồn, chứ không phải tương lai của liên kết.

Ngày tháng và khung thời gian trong báo cáo

Hầu hết các tranh chấp về báo cáo thực chất là tranh chấp về ngày tháng. Ngày chụp ảnh là ngày nào, khung thời gian nào được so sánh và ngày xem lại là khi nào? Hãy ghi rõ từng cái. Khi đó, cuộc tranh luận sẽ ít có cơ hội mở rộng hơn.

Khung thời gian xem lại là gì?

Khung thời gian xem lại là khoảng thời gian bạn so sánh trước và sau một thay đổi, chẳng hạn như bốn tuần trước placement đầu tiên và bốn tuần sau đó. Độ dài phải được nêu rõ trong báo cáo, không được ngụ ý bởi một biểu đồ kết thúc vào một ngày thứ Ba ngẫu nhiên.

Hãy đặt tên cho khung thời gian trong chú thích và trong bước tiếp theo, để cả khách hàng và chính bạn trong tương lai đều biết đã so sánh những gì.

Tại sao nên sử dụng cùng một khung thời gian trước và sau?

So sánh một tháng ít hoạt động với một tháng bận rộn cho bạn biết về lịch trình, chứ không phải về các liên kết. Việc khớp độ dài và mùa vụ giúp việc so sánh công bằng, ngay cả khi kết quả không như ý.

Nếu các khung thời gian khớp nhau vẫn không cho thấy kết quả nào, hãy nói rõ điều đó. Một so sánh phẳng được trình bày một cách trung thực sẽ hữu ích hơn một so sánh kịch tính được trình bày vì mục đích gây chú ý.